Vpis in sprejem otrok v vrtec poteka na podlagi Pravilnika o sprejemu otrok v vrtec, ki ga je sprejela Mestna občina Koper. Pravilnik določa enotni vpis v vse javne vrtce na območju Mestne občine Koper.
Vrtec vpisuje in sprejema predšolske otroke v svoje programe na podlagi oddane vloge in prostih mest vse leto. Vrtec lahko sprejme otroka, ko je dopolnil starost najmanj 11 mesecev. Starši lahko vložijo vlogo za tekoče ali prihajajoče šolsko leto, pri čemer se vloge za prihajajoče šolsko leto obravnavajo skupaj z vlogami, ki tega leta prispejo na podlagi javnega poziva (običajno v mesecu februarju).
Starši oddajo le eno vlogo za vpis otroka v vrtec, in sicer v tisti vrtec, kjer želijo, da bi bil njihov otrok sprejet (vrtec prve izbire). V vlogi lahko navedejo še 4 dodatne enote vrtcev, v katere želijo vključiti otroka, če otrok ne bo sprejet v prvo izbrano enoto vrtca. Lahko pa izberejo tudi možnost vključitve v katerokoli enoto kateregakoli vrtca na območju Mestne občine Koper.
Če je v vrtec vpisanih več otrok, kot je v vrtcu prostih mest, odloča o sprejemu Komisija za sprejem otrok v skladu s Pravilnikom o sprejemu otrok v vrtec. Komisija obravnava vloge za sprejem otrok po zaključku javnega vpisa novincev. Komisija obravnava vloge za vrtce prvih izbir (enota vrtca, v katero so starši oddali vlogo). Prednost pri sprejemu v vrtec imajo otroci s posebnimi potrebami (na podlagi zapisnika ali individualnega načrta pomoči družini, ki ga je izdelal multidisciplinarni tim Centra za zgodnjo obravnavo) in otroci, za katere so vlagatelji predložili mnenje centra za socialno delo o ogroženosti zaradi socialnega položaja družine. Za preostale vpisane otroke komisija določi na podlagi kriterijev prednostni vrstni red tako, da razvrsti vse vpisane otroke po doseženem številu točk, od najvišjega do najnižjega števila. Otroci se vključujejo v enote vrtca s prednostnega vrstnega reda glede na starost in prosta mesta v posameznem oddelku. Otroci, ki niso sprejeti v vrtec, se v skladu s prednostnim vrstnim redom uvrstijo na čakalni seznam. Po končanem postopku sprejema otrok v vseh vrtcih prve izbire se oblikuje centralni čakalni seznam (čakalni seznam posameznega vrtca ne velja več). Otroci, ki niso bili sprejeti v vrtec prve izbire, so uvrščeni na centralni čakalni seznam Mestne občine Koper. Če se po končanem postopku sprejema v vrtce prve izbire v posamezni enoti vrtca sprosti mesto, vrtec na to mesto sprejme prvega otroka s centralnega čakalnega seznama, ki je navedel to enoto vrtca ali možnost katerakoli enota kateregakoli vrtca.
S podpisom Pogodbe med vrtcem in starši se šteje, da je otrok vključen v vrtec. Starši morajo pred vključitvijo otroka v vrtec za otroka predložiti zdravniško potrdilo (več v zavihku Prvič v vrtec).
